Paragraaf 5: Bedrijfsvoering

5.1 Inleiding

Deze paragraaf gaat over de bedrijfsvoering van de gemeente. Dat wil zeggen de manier waarop de processen zijn georganiseerd en worden aangestuurd, hoe de bedrijfsmiddelen worden ingezet en de wijze waarop de organisatie bijdraagt aan het realiseren van de doelen, projecten en prestaties van de gemeente. We beschrijven in deze paragraaf de ontwikkeling van een aantal bedrijfsvoering disciplines: organisatie (ontwikkeling), planning en control en financiën, informatievoorziening, HRM, huisvesting en communicatie.
De ambtelijke organisatie van de gemeente Scherpenzeel heeft de ambitie om op een dienstverlenende, krachtige en betrokken wijze bij te dragen aan hetgeen de Scherpenzeelse samenleving van de gemeente verwacht.
De begroting bevat het voorstel om de organisatie structureel te versterken met 14 fte en daarnaast ruimte te bieden voor een zogenaamde flexibele schil. Op die manier is het mogelijk de basis dienstverlening op orde te brengen en te houden en daarnaast extra capaciteit in te zetten op die projecten en maatschappelijke vraagstukken die tijdelijk extra aandacht verdienen. Op die manier geven we invulling aan onze “roadmap” en kunnen we de voornemens uit de toekomstvisie realiseren.

5.2 Organisatie ontwikkeling

Op 1 januari 2020 is het traject organisatieontwikkeling 2.0.2.0 gestart. Het motto van deze ontwikkeling is met elkaar voor elkaar! Kerngedachte daarbij is dat we onze gemeentelijke inzet aan het begin van een traject bewust bepalen: gaan we regisseren, faciliteren of zijn we zelf uitvoerend. De kernwaarden van onze organisatie zijn dienstverlenend, krachtig en betrokken.
Voor een deel worden bestaande aandachtsgebieden uit het vorige organisatieontwikkeltraject voorgezet, voor een deel zijn er nieuwe projecten geformuleerd. De projecten zijn:

• Dienstverlening.
• Netwerkorganisatie
• Innovatie en processen
• Effectief samenwerken
• Basis op orde

Dienstverlening

Resultaat van dit project is een organisatie brede visie op dienstverlening. Deze is onlangs afgerond en wordt nu verder geïmplementeerd.
De visie op dienstverlening wordt vormgegeven door een aantal leidende principes. De leidende principes zijn algemene begrippen en krijgen betekenis door ze vanuit het oogpunt van de inwoners in te kleuren. Onze leidende principes gebruiken we als kompas. Bij alles wat we doen en organiseren vragen we ons af of het binnen de leidende principes past.
Deze leidende principes zijn: persoonlijk, korte lijnen, gastvrij en meedenkend.

Netwerkorganisatie

Dit project gaat over de gemeentelijke rol van netwerkpartner. Samen met de samenleving, het college en de gemeenteraad willen we invulling gaan geven aan die rol.
Het betrekken van inwoners bij beleid en uitvoering is niet nieuw. Maar we willen dit gestructureerd gaan aanpakken en meer ruimte creëren voor maatschappelijke initiatieven.
Hierbij sluiten we aan bij de aankomende wetswijziging van artikel 150 uit de gemeentewet, waardoor de plicht ontstaat om de inspraakverordening om te bouwen naar een participatieverordening.

Innovatie en processen

Procesbeschrijvingen zijn een belangrijk onderdeel van de Administratieve Organisatie. In  2019/2020 zijn vrijwel alle processen binnen het sociaal domein beschreven. In 2021 gaan we verder met procesbeschrijvingen binnen de afdelingen Gemeentewinkel en Ruimte en Groen, zodat op termijn alle werkprocessen binnen gemeente Scherpenzeel zijn beschreven.

Effectief samenwerken

De beste resultaten halen we door goede samenwerking. Alleen ga je snel, maar samen kom je verder! In dit project verkennen  we hoe dit het beste kunnen doen. We kijken hierbij nadrukkelijk verder dan de ambtelijke organisatie. Voor het beste resultaat zoeken wij nauwe samenwerking met onze inwoners, college en raad. Zo werken we aan een mooier en nog beter Scherpenzeel. Belangrijke activiteiten zijn trainingen politieke sensitiviteit en de toepassing en verdere vormgeving van het projectmatig werken.

Basis op orde

Dit project bestaat uit huisvesting en ICT. Er zijn maatregelen genomen om de ruimten in gemeentehuis zo efficiënt mogelijk te benutten, nu de organisatie groeit. Verder is dit project gericht op de verdere optimalisatie van onze ICT systemen, in samenwerking met gemeente Veenendaal.

Flexibele schil/Projectorganisatie

Vanaf 2022 zal er binnen de gemeente Scherpenzeel een omslag gerealiseerd moeten zijn op het gebied van projectmatig werken. Bij het vaststellen van de Kadernota 2021-2024 is hiervoor een stelpost van € 450.000 per jaar opgenomen vanaf het jaar 2022. Dit bedrag staat voor de loonkosten van de projecturen.
Conform de BBV mogen uren welke toewijsbaar zijn aan projectwerkzaamheden die leiden tot investeringen worden toegeschreven aan deze projecten. Dit heeft tot gevolg dat deze uren niet meer op de structurele exploitatie van de gemeenten drukken, maar door de projecten gefinancierd worden. In 2021 worden er reeds € 246.467 aan uren (incl. overhead) aan de Grondexploitatie toe geschreven. Voor overige projecten gebeurt dit nog niet. Ook voor de grondexploitatie is dit niet het totaal van de gewerkte uren.
Onder deze projecten verstaan wij naast de grondexploitaties, ook grootschalige projecten rondom bijvoorbeeld wegenbouw, waar de Eikenlaan nu een goed voorbeeld van is. Ook het project rondom de mogelijke verhuizing van het gemeentehuis en werkzaamheden rondom de groenvoorziening (bijv. de vervanging van de kunstgrasvelden) zouden hiervoor passend zijn.
De organisatie zal in 2021 moeten worden voorbereid op het steeds meer projectmatig werken. Het oprichten van deze projectorganisatie zal enerzijds een cultuuromslag betekenen, maar anderzijds ook goed bij het karakter van de Gemeente Scherpenzeel passen.  Bij de uitwerking zal ook goed naar de verantwoording gekeken moeten worden, dit zal bijvoorbeeld doormiddel van tijdschrijven gerealiseerd kunnen worden. Over deze uitwerking zal ook nog met de accountant worden gesproken.
De projectorganisatie (flexibele schil) zal uiteindelijk een mix worden van vaste werknemers van de Gemeente Scherpenzeel, aangevuld met tijdelijke inhuur. Deze tijdelijke inhuur zal vooral project specifieke expertise behelzen.

5.3 Planning & Control / Financiën

De huidige planning en control systematiek wordt voortgezet. De wijze van aanpak volgens de zogenaamde scrum-methodiek is geëvalueerd en effectief gebleken. In 2021 zal wel bekeken worden hoe dit verder geoptimaliseerd kan worden.
Dit hangt samen met de digitaliseringslag van onze financiële administratie. O.a. het begrotingsproces wordt gedigitaliseerd. In 2020 is hier al een slag in gemaakt wat er toe  leidt dat deze Programmabegroting 2021-2024 ook het eerste document is welke u, naast het standaard boekwerk, digitaal wordt aangeboden.
Ook zullen in 2021 de voorbereiding op de rechtmatigheidsverklaring door het college i.p.v. de accountant worden getroffen. De capaciteit op de afdeling financiën is o.a. hiervoor verhoogd. Ook de verbijzonderde interne controle wordt hiermee verder geoptimaliseerd.

5.4 Informatievoorziening

Het in 2017 door de raad vastgestelde InformatieBeleidsPlan (IBP) heeft een scope tot 2020, de wens is er om een nieuw informatiebeleidsplan op te stellen met hierin o.a. aandacht voor de samenwerkingspartners op het ICT vlak en cloudcomputing. Tevens zijn er nog projecten vanuit het IBP 2017-2020 die nog doorlopen in 2021. Ook de benoemde thema’s voor de toekomst zoals hieronder genoemd worden meegenomen in het plan.

De basis op orde brengen

De Corona pandemie heeft aangetoond dat een flexibele ICT omgeving noodzakelijk is en dat thuis werken standaard voor (bijna) iedereen beschikbaar moet zijn. In dit kader willen we dan ook stappen nemen om te komen tot een eigentijdse ‘mobiele’ werkplek, waarbij de systemen via een veilige verbinding benaderbaar zijn.

Informatie gestuurd werken

In Scherpenzeel, de regio Foodvalley en bij netwerkpartners is veel informatie beschikbaar die helpend kan zijn om in het belang van de inwoners meer resultaatgericht te sturen. Deze data wordt nu nog in onvoldoende mate gevonden en benut. Ook wordt deze data nog onvoldoende omgezet in relevante informatie die leidt tot de definitie van verifieerbare resultaten waarop gestuurd kan worden. Daarop is investering nodig. Verder kan de afstemming, prioritering en samenwerking tussen de diverse onderdelen van de organisatie verbeterd worden door informatie gestuurd te gaan werken. Willen we flexibel en wendbaar zijn in een wereld die snel verandert, dan is informatie van cruciaal belang. Kernwoorden hierbij zijn, digitalisering, data, informatieveiligheid en privacy.

Digitaliseren, archiveren

De dienstverleningsvisie gemeente Scherpenzeel vormt samen met de digitale agenda 2020 van de VNG de basis voor het verder digitaliseren van de dienstverlening voor inwoners en bedrijven. Immers de maatschappij raakt steeds meer gewend aan de digitale dienstverlening van webwinkels en internetbankieren. Als overheid hebben we andere verantwoordelijkheden waardoor we niet in alle gevallen dezelfde service kunnen bieden, maar niets staat ons in de weg om de dienstverlening aan inwoners en ondernemers naar het niveau te brengen dat zij gewend zijn in de private sector.
In 2020 zijn we gestart met het werken op afspraak bij Burgerzaken, waarbij een digitaal afsprakensysteem is geïntroduceerd. Dit systeem en deze manier van werken kan ook uitgebreid worden naar andere disciplines waardoor de efficiency en klanttevredenheid toeneemt. Hieraan gekoppeld kunnen meer producten 24/7 digitaal aangeboden worden. Met het nieuwe zaaksysteem worden contracten en zaken digitaal gearchiveerd. Het ‘oude’ zaaksysteem wordt nog gemigreerd zodat het archief eenvoudig toegankelijk en up to date is.

Het borgen van privacy en veiligheid

Gemeenten zijn druk bezig om hun IT-omgeving in te richten conform de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIG (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten) is een set van beveiligingsmaatregelen die een goed basis-beveiligingsniveau voor gemeenten definieert. Scherpenzeel heeft de noodzakelijke functies en procedures rond informatiebeveiliging  goed ingeregeld. In het verlengde hiervan komt er een management service voor het real time monitoren van security incidenten. De implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is gereed. Er wordt continue gemonitord op actualiteit en herziening in het kader van de AVG vindt plaats indien nodig. De privacy van persoonsgegevens is zo gewaarborgd. Ook in 2021 zullen de verplichte audits voor Suwinet en Digid weer worden gedaan.

5.5 HRM

Formatie

De organisatie bestaat uit 3 afdelingen, die aangestuurd worden door een afdelingshoofd.

• Gemeentewinkel: dienstverlening op gebied van burgerzaken en sociaal domein, beleid rond WMO, participatie, onderwijs en jeugd.
• Ruimte & Groen: ruimtelijke ordening, economische zaken, beheer openbare ruimte, woningbouw, sport, recreatie.
• Bedrijfsvoering: Financiën, ICT beleid, facilitaire zaken, juridische zaken, personeel en organisatie, communicatie en veiligheid.
• De directeur /secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie. Per 1 januari 2021 bedraagt de formatie 83,70 fte.

Invulling 14,2 fte. Het onderzoek Duurzaam Scherpenzeel geeft aan dat voor de versterking van de organisatie ten aanzien van basis op orde circa 14 fte extra nodig is. De invulling van de 14,2 fte wordt gefaseerd aangepakt. In 2020 is bijna 10 fte ingevuld, in 2021 worden de overige fte ingevuld. De werving verloopt voorspoedig, gemeente Scherpenzeel blijkt een aantrekkelijke werkgever te zijn.
Indien de organisatie zelfstandig verder gaat is er ook aandacht nodig voor de structuur van de organisatie. Vooruitlopend daarop wordt er dwars door de organisatie heen in multidisciplinaire teams gewerkt aan projecten en opgaven.

Duurzame mobiliteit/corona

De provincie Gelderland stimuleert gemeenten om het woon-werkveer en andere vormen van mobiliteit (zoals dienstreizen) duurzamer te maken. Een duurzamer Scherpenzeel begint bij de organisatie zelf. Een projectgroep bereidt diverse voorstellen voor (zoals nieuw fietsenplan, aanpassing reiskostenregeling etc.) die het reizen van medewerkers duurzamer maakt. Dit wordt gecombineerd met een andere manier van werken. De coronacrisis leert ons dat flexibel werken, meer thuiswerken e.d. steeds meer de norm gaat worden. Dit heeft positief effectief op het verduurzamen van mobiliteit van medewerkers.

5.6 Huisvesting

In de eerste helft van 2020 is een optimalisatiestudie gedaan voor de Breehoek. Het onderbrengen van de gemeentelijke huisvesting in de Breehoek is daarbij kansrijk.
De invulling van deze studie zal in 2021 een vervolg krijgen in een schetsontwerp. De huisvesting aan de Stationsweg voldoet niet aan de duurzaamheidsnormen voor kantoorruimten. Indien de organisatie zelfstandig verdergaat dient aanzienlijk te worden geïnvesteerd om aan het zogenaamde label C te kunnen voldoen. Daarnaast is er onvoldoende ruimte en kan er geen modern kantoorconcept gerealiseerd worden. Dus huisvesting elders is dringend gewenst.

5.7 Communicatie

Het is de bedoeling om eind 2020/begin 2021 een vervolg te geven aan communicatietraining voor het college. Daarbij staat het werken met kernboodschappen centraal.
Door tussenkomst van de corona-crisis en het zelfstandigheidsvraagstuk, hebben de (deels nieuwe) collegeleden veel praktijkervaring opgedaan met woordvoering en media-tactieken. Een training kan dus verdergaan op het reeds opgebouwde niveau.
De invoering van een monitoringssysteem voor sociale media zorgt voor een actievere houding op deze platforms. In samenspel met de communicatie via gedrukte media wordt het bereik van de gemeentelijke boodschappen vergroot. Ook wordt ingezet op meer gebruik van video. Er is en wordt ingezet op filmbeelden via timelaps, dronebeelden en animatievideo’s.
Een nieuw intranet ten behoeve van de interne communicatie wordt in 2020 ingevoerd. De wens is om de gemeentelijke website, afhankelijk van de richting voor de toekomst, te moderniseren. Ten slotte is er de wens om de organisatie meer te trainen in het voeren van dialoog met de samenleving, om toe te werken naar intensievere en heldere participatietrajecten. Het team communicatie houdt hiertoe een participatiekalender bij.